Положение об отделе протокола аппарата Законодательной Думы Томской области

Приложение

к распоряжению Председателя

Законодательной Думы Томской области

от 24.08.2017 № 509-л

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе протокола аппарата

Законодательной Думы Томской области

1. Общие положения

1.1. Отдел протокола (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата Законодательной Думы Томской области (далее – Дума) и осуществляет протокольное обеспечение деятельности Председателя Законодательной Думы Томской области, заместителя Председателя Законодательной Думы Томской области.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Томской области, законами Томской области, постановлениями Думы, Регламентом Думы, Положением об аппарате Думы, распоряжениями Председателя Думы, руководителя аппарата Думы, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется Председателю Думы, по организационным вопросам – руководителю аппарата Думы.

1.4. Сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Председателя Думы в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

1.5. Сотрудники отдела, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем аппарата Законодательной Думы Томской области.

2. Основные задачи отдела

2.1. Обеспечение участия Председателя Думы, его заместителей в протокольных мероприятиях, проводимых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, общественными объединениями.

2.2. Обеспечение официального приема и (или) обслуживания представителей иностранных государств, их субъектов, представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания межпарламентского сотрудничества.

2.3. Участие в организации и проведении организационных мероприятий Думы, требующих протокольного сопровождения и (или) осуществления представительских расходов.

3. Функции отдела

3.1. Составление и согласование программ протокольных мероприятий, программ пребывания официальных делегаций, рабочих визитов представителей иностранных государств, органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

3.2. Составление плана подготовки приема официальных делегаций, проведения протокольных мероприятий с определением ответственных структурных подразделений аппарата Думы, составление примерной сметы проводимых мероприятий.

3.3. Организация взаимодействия с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области, службами протокола других субъектов Российской Федерации.

3.4. Организация исполнения и осуществление межведомственной координации при проведении протокольных мероприятий, приеме официальных делегаций.

3.5. Сопровождение Председателя Думы на протокольном мероприятии на территории Томской области.

3.6. Предоставление информации о протокольных мероприятиях, визитах официальных делегаций сотрудникам уполномоченного структурного подразделения аппарата Думы для подготовки пресс-релизов, информационных статей с целью оперативного размещения на сайте Думы, а также в средствах массовой информации.

3.7. Подготовка биографических досье, справочных и информационных материалов об особенностях проведения протокольных и иных мероприятий.

3.8. Запрос информации, презентационных материалов в структурных подразделениях органов государственной власти, местного самоуправления, аппарата Думы с определением сроков исполнения.

3.9. Организация совместно с уполномоченным структурным подразделением аппарата Думы протокольной фото-, видеосъемки; формирование и хранение архива фото-, видеоматериалов протокольных мероприятий.

3.10. Учет и хранение материальных ценностей, необходимых для выполнения функций отдела.

3.11. Организация и проведение церемонии подписания соглашений, протоколов, меморандумов.

3.12. Организация вручения Председателем Думы наград, знаков поощрения и памятных подарков Думы.

3.13. Организация официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания во время протокольных и организационных мероприятий Думы.

3.14. Обеспечение протокольных и организационных мероприятий цветами, памятными подарками, сувенирной продукцией.

3.15. Подготовка проектов распоряжений руководителя аппарата Думы о выделении и (или) списании материальных ценностей.

3.16. В соответствии с законодательством о контрактной системе в сфере закупок выполнение функций инициатора закупок товаров, работ, услуг для обеспечения протокольных и иных мероприятий, проводимых отделом.

3.17. Проведение регулярного мониторинга интернет-ресурсов на предмет актуальных материалов по текущей социально-экономической, политической ситуации в стране, регионе, а также законотворческой деятельности федеральных органов власти для осуществления деятельности отдела.

3.18. Ведение деловой переписки по поручению Председателя Законодательной Думы.

3.19. Выполнение поручений Председателя Думы, руководителя аппарата Думы.

4. Показатели эффективности деятельности отдела

4.1. Количество проведенных за отчетный период мероприятий, подготовку и проведение которых обеспечивает отдел.

4.2. Количество подготовленных проектов распоряжений руководителя аппарата Думы, информационных материалов, внутренних документов.

4.3. Своевременность и качество выполнения отделом заданий и поручений.

4.4. Соблюдение установленных сроков прохождения документов, поступивших в отдел, внесения отчетности в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

5. Структура и организация деятельности отдела

5.1. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который несет персональную ответственность за выполнения задач и функций, возложенных на отдел.

5.2. Численность работников и перечень должностей отдела определяется штатным расписанием Думы.

5.3. Компетенция, должностные обязанности сотрудников отдела закрепляются в должностных регламентах сотрудников отдела.

5.4. Отдел осуществляет свою деятельность как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата Думы.

5.5. Отдел вправе запрашивать и получать в установленном порядке необходимые информацию и материалы от других структурных подразделений аппарата Думы.

5.6. При осуществлении своих задач и функций отдел также взаимодействует в соответствии с установленным порядком с исполнительными органами государственной власти Томской области, аппаратами Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления муниципальных образований Томской области, другими органами и организациями.